Penjadwalan Proyek

Definisi Proyek

            Sebuah proyek merupakan suatu usaha / aktfitas yang kompleks, tidak rutin, di batasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai upaya untuk atau aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran-sasaran dan harapan-harapan yang penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi, senantiasa dibutuhkan pemberdayaan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan penting tertentu. Aktivitas kegiatan-kegiatan pada proyek merupakan sebuah mata rantai, yang mulai sejak dituangkan ide, direncanakan, kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar menberikan hasil  yang sesuai dengan perencanaannya semula.

Pengertian Penjadwalan Proyek

            Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

            Berikut ini adalah sumber daya proyek yang yang berkaitan dengan penjadawalan proyek:

Ø      Manusi. sumber daya manusia ini biasanya diklasifikasikan berdasarkan keahliannya terkait dengan proyek. Contohnya, programmer, engineer mesin, tukang les, pengawas, derektur pemasaran dll.

Ø      Material. Material Proyek mengcakup spektrum luas : misalnya bahan-bahan kimia untuk proyek ilmiah, pondasi untuk proyek konstruksi. survei data untuk pemasaran, dll.

Ø      Peralatan, yang biasanya digunakan untuk menunjukan tipe, ukuran dan jumlahnya, dalam beberapa kasus, peralatan dapat ditukar tempatkan untuk perbaikan jadwal, tetapi tidak selalu. Peralatan sering dianggap sebagai pembatas. Kesalahan yang paling sering adalah asumsi adanya sumber daya berlebi dalam proyek.

Ø      Modal Kerja, dalam stuasi proyek tertentu seperti kontruksi, modal kerja di perlukan sebagai sumber daya karena jumlahnya yang terbatas. Jika modal kerja udah tersedia, menejer proyek dapat bekerja pada beberapa pekerjaan secara bersamaan.

            Berkaitan dengan factor ketersediaan sumber daya, hal lain yang perlu di perhatikan adalah fluktuasi penggunaan tenaga kerja dan peralatan, untuk menghindari kebutuhan yang naik dan turun secara tajam, adalah dengan mengadakan pemerataan sumber daya. Dalam penerapannya, metode penjadwalan recources dapat dikukan melalui (Tjolia, 1990) :

Ø      Metode Trial and Error : yaitu untuk proyek kecil

Ø      Komputerisasi : yaitu untuk proyek besar

Ø      Metode Trial And Error

            Ditempuh dengan menggunakan pergeseran-pergeseran kegiatan pada bat chart sesuai dengan batas-batas float hingga ditemukan keadaan oftimal. Dikenal dua prosedur penjadwalan secara trial and errol yakni :

      Metode Serial

Meliputi pergeseran bar/kegiatan berdasarkan pengaturan, pengelompokan menerus jenis kegiatan, kemudian penjadwalannya masing-masing dilakukan berdasarkan waktu kemungkinan paling capat (EPT+ Earliest Probability Time) dari tiap resources. Misal dalam satu proyek, pengecoran beton pada bagian pekerjaan lain dalam satu proyek.

      Metode Paraleru

Penjadwalan dilaksanakan dangan tindakan step by step dalam satuan waktu sepanjang proyek. Setiap kegiatan diproyeksikan terhadap waktu sepanjang proyek. Hal ini sangat erat kaitannya dengan keterbatan sumber daya.

Tahapan-tahapan pengaturan sumber-sumber dalam metode trial and errol:

Ø      Memeriksa kebutuhan sumber;sumber pada pelaksanaan selurun proyek.

Ø      Mengambil data-data pada jaringan kerja ke dalam bentuk bar chart yang menunjukan saling ketergantungan dari tiap kegiatan serta float yang dimilikinya.

Ø      Berdasarkan diagram tersebut dapat digambarkan kebutuhan tiap jenis sumber-sumber dengan skala waktu dan jumlahnya.

Ø      Meninjau sejauh mana kemungkinan yang didapat untuk menunda kegiatan yang mempunyai float.

Ø      Melakukan pergeseran kegiatan non-kritis untuk meratakan dan menyesuaikan kebutuhan sumber-sumber tersebut.

      Metode Burgess

            Digunakan untuk peralatan pemakaian fasilitas/tenaga kerja. Prinsip pemerataan pemakaian pasilitas/tenaga kerja berdasarkan minimum jumlah kuadrat pemakaian tenaga kerja.

a. Pemberian nomor lingkaran kejadian dan pemberian kode kegiatan dimulai dari kiri kekanan. Tuliskan semua total float dan free untuk tiap kegiatan setelah diisikan waktu pekerjaan, saat mulai dan akhir pelaksanaan kegiatan.

b. Buatlah suatu daftar  disusun menurut urutan pekerjaan, yaitu  kegiatan yg harus dikerjakan terlebih dahulu disimpan diatas kegiatan yang mengikutinya.

c. Gambar bar chart, disertai daftar yang menggambarkan penjadwalan tiap kegiatan  seawal mungki., serta tiap float dimilikinya.

Manfaat Penjadwalan Proyek

Ø      Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

Ø      Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

Ø      Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

Ø      Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek

Faktor-faktor Penjadwalan Proyek

Ø      kebutuhan dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

Ø      keterkaitannya dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya.

Ø      alasan social politis lainnya, apabila proyek tersebut milik pemerintah.

Ø      kondisi alam dan lokasi proyek.

Ø      keterjangkauan lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya.

Ø      ketersediaan dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya proyek tersebut.

Ø      kapasitas atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama operasional pelaksanaan berlangsung.

Ø      produktivitas sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis.

Ø      cuaca, musim dan gejala alam lainnya.

Ø      referensi hari kerja efektif.

Estimasi Waktu

Goldratt berpendapat bahwa ada kecenderungan alami bagi indivdu untuk menambahkan waktu pengalaman terhadap estimasi waktunya. Pengestimasian waktu memberikan ketepatan peluang tercapainya penyelesaian proyek.

Goldrattb memberikan beberapa  penjelasan yakni :

Ø      Parkinson’s law: pekerjaan menyesuaikan diri dengan waktu yan tersedia. Mengapa memaksa untuk menyelesaikan ini, ketika tugas tersebut dapat selesai hingga besok?

Ø      Self-protection: peserta tidak menyelesaikan tepat waktu karena khawatir pihak menejemin meminta meningkatkan standar waktu pada masa mendatang.

Ø      Dropped baton : penyelesaian yang cepat tidak menjamin melaksanakannya kegiatan selanjutnya  karena individu yang di tugaskan  tidak siap melakukan melakukan kegiatan selanjutnya tidak siap memulai pekerjaan diawal waktu.

Ø      Excessive multitasking : melakukan rangkap kegiatan. Phenomena ini menambah waktu penyelesaian tugas-tugas.

Ø      Resource bottlenecks :keterlambatan dikarenakan terbatasnya sumber daya kritis yang tersedia.

Ø      Student syndrome :adanya kecenderungan menunda nunda pekerjaan kecuali jika karena benar-benar diwajibkan.

Daftar Refrensi

Ø      PERT (Project Evaluation and Review Technique), dan CPM (Critical Path Method).

Ø      Nurhayati, Manajemin Proyek. Yogyakarta , Graha Ilmu. 2010.